Agents fictifs : le vrai problème n'est pas le pointage, c'est l'agent enrôlé nulle part

Ce que la pointeuse ne voit pas

Une pointeuse enregistre ceux qui se présentent devant elle. C'est son rôle, et elle le fait bien. Mais un agent fictif, par définition, ne se présente jamais. Il n'apparaît pas comme absent : il n'apparaît nulle part. Pendant ce temps, il figure sur la liste de paie et perçoit un salaire chaque mois.

C'est pourquoi un rapport de présence peut être excellent et la masse salariale continuer de fuir. Le rapport mesure l'assiduité de ceux qui sont enrôlés. Il ne dit rien de ceux qui ne le sont pas.

Le vrai problème n'est donc pas de pointer. C'est de savoir, nom par nom, qui n'est enrôlé nulle part.

Ce que révèle un recensement

Sur un déploiement de notre plateforme OPTimes, qui relie la présence biométrique au calcul de la paie, l'effectif comptait 7 724 agents. Le premier état des lieux a montré que 6 241 d'entre eux n'étaient enrôlés sur aucun terminal, et que 232 figuraient dans le système sans empreinte, ni visage, ni carte.

Autrement dit, à ce moment-là, plus de quatre agents sur cinq n'avaient aucun moyen de prouver leur présence par le système.

Il faut lire ce chiffre avec honnêteté. Il ne signifie pas qu'il y avait 6 241 agents fictifs. La plupart de ces personnes existent et travaillent : la campagne d'enrôlement n'avait pas encore atteint leur site, un terminal manquait à leur porte, ou elles étaient en mission, en congé, détachées ailleurs. Mais tant qu'elles ne sont pas enrôlées, l'organisation ne peut pas distinguer un agent réel absent d'un agent qui n'existe pas. C'est dans cette zone grise que les abus prospèrent.

Les 232 dossiers sans aucune donnée biométrique sont, eux, la première liste à examiner.

Pourquoi le taux de présence ne suffit pas

Beaucoup d'organisations suivent un indicateur unique : le taux de présence. Calculé sur les seuls agents enrôlés, il peut être très bon, alors même que la paie rémunère des personnes que personne n'a jamais vues pointer.

Le bon tableau de bord compte trois groupes, pas un :

• les agents enrôlés, dont la présence est mesurée ;
• les agents non enrôlés, dont la présence n'est pas mesurable ;
• les agents sans aucune biométrie, dont l'identité même n'a pas été vérifiée par le système.

Tant que les deux derniers groupes ne sont pas proches de zéro, le taux de présence décrit une partie de l'effectif, pas l'effectif.

Ce qu'un recensement biométrique change

Un recensement bien mené transforme une liste administrative en liste de personnes physiques. Chaque agent se présente, est identifié, est enrôlé. À partir de là :

• chaque salaire correspond à quelqu'un qui a été vu et enregistré ;
• chaque absence devient une absence réelle, pas un vide ;
• la paie peut se calculer à partir des présences constatées, sans ressaisie entre le terminal et le bulletin.

C'est ce dernier point qui ferme durablement la brèche : quand la présence et la paie vivent dans deux systèmes séparés, avec un fichier recopié chaque mois entre les deux, le trou se rouvre.

La méthode, étape par étape

1. Mesurer. Sortir la liste nominative des agents non enrôlés et de ceux sans biométrie. Une plateforme qui ne sait pas produire cette liste ne permet pas de reprendre la main.
2. Faire confirmer par les services. Chaque chef de service indique qui est réellement sous sa responsabilité, où il travaille et depuis quand.
3. Convoquer pour l'enrôlement. Un calendrier par site, avec un délai clair. Prévoir un circuit pour les agents en mission, en congé ou en province.
4. Traiter les cas restants. Un agent qui ne se présente pas malgré les relances fait l'objet d'un examen de son dossier, selon les règles de l'organisation et le droit du travail applicable.
5. Tenir la liste à jour. Tout nouvel agent est enrôlé avant de percevoir son premier salaire. Tout départ est retiré le jour même.

Les erreurs à éviter

• Présumer la fraude. Traiter tous les non-enrôlés comme des suspects serait injuste et faux. L'objectif est de vérifier, pas d'accuser.
• Faire un recensement ponctuel sans suite. Une liste propre se dégrade en quelques mois si les entrées et les sorties ne passent pas par le même circuit.
• Se contenter d'acheter des pointeuses. Des terminaux sans suivi de l'enrôlement ne mesurent que ceux qui ont déjà décidé de venir.

On ne peut pas contrôler la présence de quelqu'un qu'on n'a jamais identifié.

Si vous voulez savoir combien de vos agents ne sont enrôlés nulle part, commençons par là. Donnez-nous la taille de votre effectif et le nombre de sites.